Функция слияние в word с excel

Функция слияние в word с excel

Слияние документов Word и Excel

Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.

Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.

Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные.

Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.

Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.

Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!

У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится.

  • создадим пустой документ;
  • перейдём на вкладку «Рассылки»;
  • в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
  • выбираем пункт «Обычный документ Word».

Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».

Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».

В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».

Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен.

Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».

Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.

Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.

Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».

Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.

Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».

Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».

Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.

Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие — только с помощью VBA.

Вас может заинтересовать урок — Импорт данных SQL в Excel.

Слияние Word и Excel.

Подготовка источника данных Excel 2016 к слиянию в Word

​ из таблицы Excel​ на бланке.​здесь в окне​ с Microsoft Office.​ сообщение. Пройдите этот​Если добавить символы, числа​ избежать этого, отформатируйте​Импорт данных​Далее​На вкладке​ следует импортировать данные​ список.​Нажимаем снова правой кнопкой​ слово – «Имя»,​ напротив тех людей,​ действий.​Это заготовка бланка -​ в форму бланка​

​Источник данных -​​ спецвставки есть две​shuvalov​ краткий курс, чтобы​ будут иметь смысл.​ столбец с процентными​примите значение по​.​Данных​ в Excel, а​Подробнее о функции​ на этот код​ нажимаем «Вставить», «ОК».​ которым будем рассылать​Первый этап.​

Шаг 1. Настройка источника данных в Excel

​ одинаковый текст для​ отчета в Word.​ открыть источник данных​ опции — собственно​: Добрый день!​ узнать, как это​В документе слияния можно​ значениями как текст.​ умолчанию (​Совет:​щелкните​ затем подготовить их​ слияния читайте в​ и выбираем функцию​

Читайте также:  Самый популярный проигрыватель видео

​ После слова «Уважаем»​

​ это письмо с​​Выберем «Тип документа»​​ всех клиентов, без​​Как заполнить бланк в​​ и выбираешь свою​​ "вставить" и связать,​​Помогите неучу решить​

​ сделать.​ добавить символы до​ Кроме того, столбец,​имеющийся лист​​ В области​​Получение внешних данных​

​ для слияния.​​ статье «Распечатать много​​ «Обновить поле». Получилось​​ ставим слово «Пол».Так​​ напоминанием оплаты. Если​​ — «Письма».​​ имен, без окончаний​

​ Word.​​ таблицу Excel -​​ если "вставили" тогда​​ данную задачку. ​​Расширенные возможности слияния (3:11)​ и после поля​​ содержащий почтовые индексы,​​), а затем нажмите​

​Образец разбора данных​​>​​Примечание:​ писем с разными​ так.​ помечаем все места​​ список большой, то​​Нажимаем внизу этого диалогового​

​ слова «Уважаемый», п.ч.​​В нашем примере,​​ диапазон весь лист.​​ потом, в ворде,​Необходимо создать таблицу​Не ограничивайтесь базовыми возможностями​ слияния следующим образом:​

​ нужно отформатировать как​​ кнопку​​вы можете увидеть,​Из текста​ Вероятно, в более ранних​​ именами в Word».​​Если в письме, документе​​ нужными словами.​​ можно воспользоваться фильтром.​

​ окна кнопку «Далее.​​ клиенты есть и​ мы рассмотрим, как​В ворде появится​ при двойном клике​ в Word так,​ слияния. Импортируйте списки​

​Создание и отправка массовой​ текст, чтобы сохранить​ОК​ как результаты будут​.​

​ версиях Excel вы​​Как ещё можно​​ нужно написать номер,​

​У нас получилась такая​​ Поставили в таблице​​ Открытие документа».​ мужчины, и женщины.​​ написать уведомление клиентам,​​ Добавить поле слияние​ на таблице вокруг​​ чтобы часть этой​​ из Excel и​

​ рассылки, наклеек и​​ данные во время​​.​​ выглядеть в виде​Выберите нужный файл в​ использовали Dynamic Data​ использовать функцию слияния,​

​ чтобы перед цифрами​ заготовка документа.​

​ галочки у нужных​Второй этап.​Как сделать фирменный​

Шаг 2. Подготовка источника данных

​ список которых у​ — расставляешь на​ нее будет формироваться​ таблицы была сделана​ используйте инструменты Excel​ конвертов с помощью​ слияния. Начальные нули,​Внимание:​ таблицы.​

​ формате CSV или​ Exchange (DDE) в​ смотрите в статье​ были нули, то​Нажимаем кнопку в окне​ фамилий, все проверили,​В диалоговом окне​ бланк в Word,​ нас в таблице​ бланке доступные поля​ зона с экселевскими​ в Excel. Так​ для работы с​ слияния​ например в индексе​ В диалоговом окне​В области​ TXT и нажмите​ сочетании с мастером​

​ "Как перенести таблицу​ код допишем так.​ мастера слияния «Далее.​

​ нажимаем «ОК».​​ «Выбор документа» ставим​​ читайте в статье​​ Excel.​​ ФИО и Телефон.​ инструментами и доступом​​ же необходимо чтобы​​ данными и числами.​Слияние почты — бесплатное 10-минутное​

​ 000399, удаляются при​Импорт данных​Образец разбора данных​ кнопку​ слияния в Word.​ из Excel в​ #‘’000000» – сколько​ Просмотр писем».​

​Нажимаем кнопку «Далее.​ – «Текущий документ».​

​ "Фирменный бланк. Колонтитулы​1. Таблица Excel​Можно указать диапазон​ ко всем возможностям.​

См. также

​ производились вычисления. И​ Отправляйте индивидуальные сообщения,​ обучающее видео​ слиянии, если значения​

​указывается адрес выбранной​выберите столбец, содержащий​

Советы по использованию промежуточного слияния

  • ​Импорт​
  • ​ В Excel DDE​
    • ​ Word" тут.​
    • ​ цифр в номере,​
      • ​Пятый этап.​
      • ​ Создание письма» в​
      • ​ Т.к. мы открыли​ в Word" здесь.​ с данными должна​ записей [может тебе​ поэкспериментируете — разберетесь​ необходимо чтобы эти​ настроив параметры слияния.​4:08​ не отформатированы как​ ячейки. Данные импортируются,​ почтовые индексы, а​.​ больше не поддерживается.​Как изменить в​ включая нули впереди​Просматриваем, как получились​ диалоговом окне мастера​ мастер слияния на​3.​ соответствовать некоторым правилам.​ не все данные​

        Содержание курса:

        ​shuvalov​ ​ таблицы (в Word​Добавление настраиваемых полей слияния​Расширенные возможности слияния​ текст.​ начиная с этой​ затем в списке​В​ Если вы хотели​

        Читайте также:  Посоветуйте хорошую книгу по психологии

        ​ Excel формат значения​ нули, столько нулей​ письма. Нажимаем на​ слияний.​ странице Word, на​Слияние Excel и Word​Таблица Excel должна​

        ​ нужны]. Нажимаешь кнопку​: Спасибо. ​ и в Excel)​ (3:55) Отправляйте индивидуальные​4:29​Откройте электронную таблицу Excel​ ячейки.​Формат данных столбца​мастере импорта текста​ бы, чтобы эта​

        ​ ячейки (не формат​ и ставить в​ стрелку в диалоговом​

        ​Четвертый этап.​ которой написали шаблон​- переносим нужные​

        Объединение таблицы Word и Excel

        ​ иметь шапку таблицы​​ Объединить — в​
        ​Добрый день! вопрос такой.​ были каким то​
        ​ сообщения с помощью​Добавление настраиваемых полей слияния​ и выберите столбец,​Сохраните электронную таблицу с​выберите​в области​ функция была включена​ ячейки), чтобы работала​ коде.​ окне у слова​Теперь будем расставлять​ бланка. И хотим​ данные из таблицы​ (название столбцов).​ результате получаются документ​У меня есть​ образом связаны, т.е.​

        ​ слияния. Индивидуальные сообщения​​4:28​ содержащий почтовые индексы.​
        ​ новым именем файла.​Текстовый​Формат исходных данных​
        ​ в следующую версию​ сортировка дат, т.д.,​Нажимаем кнопку в​ «Получатель: 1», перелистываем​ в нашем шаблоне​ заполнить данными этот​ Excel в бланк​
        ​Не должно быть​ с таким количеством​ табличка в эксель,​ при изменениях в​ эффективнее привлекают внимание​Дальнейшая персонализация документов​На вкладке​После импорта TXT- или​.​выберите​ Excel, напишите нам​ читайте в статье​ мастере слияния «Далее.​

        ​ письма.​​ бланка нужные слова​

        Слияние текстов экселя и ворда.

        ​ бланк – текущий​
        ​ Word. Для этого​ одинаковых названий столбцов.​ страниц сколько у​ где ФИО людей​ одной из таблиц..​ получателей и реже​Слияние имеет еще много​Главная​ CSV-файла перейдите к​Примечание:​С разделителями​ об этом.​ "Проеобразовать текст в​ Завершение слияния».​

        ​Получилось так.​​ в нужных местах​
        ​ документ.​ воспользуемся мастером слияния​В таблице не​ тебя записей в​
        ​ и номера телефонов.​ происходили изменения в​ остаются непрочитанными.​ возможностей. Можно импортировать​в группе​
        ​ шагу 2.​ Каждый раз, когда вы​.​Если вы уже используете​ дату Excel".​
        ​Шестой этап.​Упс, а дата написана​ документа. Ставим курсор​Нажимаем кнопку «Далее. Выбор​ в Word. В​ должно быть объединенных​ базе телефонов.​ И есть форма​ другой таблице. Пример​Дальнейшая персонализация документов (3:49)​

        Недавно в одной организации наблюдала дикую картину 🙂

        Компания переезжала в новое здание — из МО в Москву. Речь, соответственно, об изменении существенных условий трудового договора для всех сотрудников. По процедуре сотрудников нужно уведомить под роспись о предстоящем переезде, а затем заключить со всеми дополнительные соглашения к трудовым договорам. В организации работают около 1,5 тысяч человек, отдел кадров должен срочно подготовить документы.

        Что же происходит дальше?
        Начальник отдела кадров направляет запрос в отдел информационных технологий о доработке кадровой системы: нужно создать печатные формы — уведомление и дополнительное соглашение. ИТ отвечают, что подобная доработка будет стоить столько-то тысяч евро, а расходы в бюджет не заложены, и, кроме прочего, реализация возможна не ранее, чем через два месяца.

        Посылая проклятия в адрес отдела ИТ, кадровики выходят на работу в выходные, бросив дома маленьких детей. Бессмертный трудовой подвиг: за двое суток создано 3000 документов! В шаблон вручную добавляли имя и паспортные данные каждого работника, и так 3000 раз!

        Смогут ли они простить себе так бездарно потраченное время, когда узнают, что используя Слияние (Mail Merge) шаблона в Word с таблицей Excel, содержащей персональные данные, сделать это можно было минут за двадцать 🙂

        ШАГ 1. Создаем шаблон документа в Word.

        Красным выделены те данные которые будут изменяться: фамилия, имя, отчество, номер, дата трудового договора, должность, подразделение и окончания в словах уважаемый(-ая) и получил(-а) в зависимости от пола.

        ШАГ 2. Создаем источник данных в Excel.

        После того, как мы настроим Слияние, программа будет подставлять данные из источника в шаблон. Каждая строка — отдельный документ.

        Читайте также:  Как создать свой виджет

        ШАГ 3. Возвращаемся к шаблону документа, который мы создали в Word. Нам предстоит работать со вкладкой "Рассылки", внимательно изучите ее.

        Нажимаем кнопку "Выбрать получателей", выбираем вариант "Использовать существующий список" и открываем источник данных (файл Excel с информацией о сотрудниках).

        В следующем окне выбираем лист файла, на котором содержатся нужные данные.

        ШАГ 4. Ставим курсор в том месте текста шаблона, куда нужно вставить данные из источника, нажимаем кнопку "Вставить поле слияния" и выбираем нужное поле.

        Вот так выглядит мой шаблон после того, как вставлены все поля слияния:

        ШАГ 5. Создаем Правила, изменяющие окончания слов "уважаемый" и "получил" в зависимости от пола сотрудника.

        Ставим курсор после перед окончанием слова. Нажимаем кнопку "Правила" и выбираем "IF. THEN. ELSE" в выпадающем списке.

        Записываем правило: если пол женский — тогда . иначе .

        ШАГ 6. Форматируем даты.

        Если раньше вам уже приходилось использовать Рассылки (Слияние), вы наверняка сталкивались с тем, что даты, перенесенные из Excel, выглядят в Word совершенно не так, как нужно. Например, вместо 19.06.2012 вы, скорее всего, увидите 6/19/2012, вряд ли такой результат вас устроит.

        Есть разные способы решить эту проблему, воспользуемся самым простым и удобным.

        Нажмем сочетание клавиш Alt+F9, теперь мы можем видеть коды полей слияния.

        Внутри кода поля Дата_договора перед закрывающей фигурной скобкой поставим обратную косую черту, а после нее ключ форматирования:
        < MERGEFIELD "Дата_договора" @ "DD.MM.YYYY" >
        @ — обозначение даты, "DD.MM.YYYY" — ключ формата даты вида 19.06.2012.
        Вы можете использовать любой другой формат. Например, чтобы дата имела вид 19 июня 2012 г., используйте ключ @ "DD MMMM YYYY г." .

        Чтобы выйти из режима редактирования кодов, снова нажимаем Alt+F9.

        ШАГ 7. Нажимаем кнопку "Просмотр результатов", чтобы проверить, что получилось.

        ШАГ 8. Редактируем список сотрудников.

        Нажав на кнопку "Изменить список получателей" можно исключить отдельные записи из списка, проверить, нет ли повторов, установить сортировку или фильтры.

        Сортировке стоит уделить особое внимание, чтобы не пришлось тратить время на раскладывание документов после того, как они будут распечатаны. Удобнее всего использовать сортировку по фамилиям сотрудников или по названиям подразделений.

        ШАГ 8. Завершаем слияние.

        Нажимаем кнопку "Найти и объединить". Если выбрать вариант "Печать документов", документы будут сразу отправлены на принтер. Если же нужно перед печатью просмотреть документы и внести правки, выбираем "Изменить отдельные документы".

        Будет сформирован отдельный файл Word с результатами слияния.

        Готово! Наслаждаемся сэкономленным временем!

        UPDATE в ответ на комментарий alexey_lao :
        При помощи несложного макроса можно сохранить каждый документ как отдельный файл.
        [ Подробнее. ]

        Сохраняем наш шаблон как файл с расширением .docm (файл Word с поддержкой макросов).

        Нажимаем сочетание клавиш Alt+F8 (вызов окна Макрос).

        В открывшемся окне задаем "Имя" макроса (например, SaveFiles) и выбираем наш файл с шаблоном в выпадающем списке "Макросы из" (я предпочитаю создавать макросы непосредственно в файле, чтобы они работали и тогда, когда файл открыт на другом компьютере). Нажимаем кнопку "Создать".

        В том месте, где мигает курсор, записываем код макроса:

        Dim DocNum As Integer
        For DocNum = 1 To ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
        ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
        With ActiveDocument.MailMerge
        .Destination = wdSendToNewDocument
        .SuppressBlankLines = True
        With .DataSource
        .FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
        .LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
        End With
        .Execute Pause:=False
        End With
        With ActiveDocument
        .SaveAs FileName:="C://Test/" & DocNum , FileFormat:=wdFormatXMLDocument
        .Close
        End With

        Вместо C://Test/ укажите адрес папки, в которой вы хотите сохранить документы.
        Закрываем окно редактора Visial Basic и возвращаемся в наш документ с шаблоном.

        Снова нажимаем Alt+F8, выбираем макрос SaveFiles в списке и нажимаем кнопку "Выполнить".

        Пока компьютер по очереди создает и сохраняет каждый документ, можно выпить чашку кофе с печенькой. Или пойти домой поспать, если документов больше, чем пара сотен 🙂

        Ссылка на основную публикацию
        Функция плотности распределения пуассона
        На этой странице мы собрали примеры решения учебных задач, где используется распределение Пуассона. Краткая теория Рассмотрим некоторый поток событий, в...
        Фоллаут 76 официальный сайт на русском
        Игра Fallout 76 Модификация силовой брони и оружия в честь 300-летия США Голова Волт-Боя Патриотический костюм американца Праздничное приветствие Волт-Боя...
        Фольксваген тигуан 2 литра механика
        Все минусы Фольксваген Тигуан 2018-2019 ➖ Качество отделочных материалов ➖ Расход топлива Плюсы ➕ Динамика ➕ Управляемость ➕ Удобный салон...
        Функция распределения случайного времени безотказной работы радиоаппаратуры
        На странице Непрерывная случайная величина мы разобрали примеры решений для произвольно заданных законов распределения (многочлены, логарифмы и т.п.). Здесь же...
        Adblock detector