Как отключить справочные материалы в excel

Как отключить справочные материалы в excel

Представляем вам гостевой пост, из которого вы узнаете, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы создаём себе сами.

Читатели Лайфхакера уже знакомы с Денисом Батьяновым, который делился с нами секретами Excel. Сегодня Денис расскажет о том, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы зачастую создаём себе самостоятельно.

Сразу оговорюсь, что материал статьи предназначается для начинающих пользователей Excel. Опытные пользователи уже зажигательно станцевали на этих граблях не раз, поэтому моя задача уберечь от этого молодых и неискушённых «танцоров».

Вы не даёте заголовки столбцам таблиц

Многие инструменты Excel, например: сортировка, фильтрация, умные таблицы, сводные таблицы, — подразумевают, что ваши данные содержат заголовки столбцов. В противном случае вы либо вообще не сможете ими воспользоваться, либо они отработают не совсем корректно. Всегда заботьтесь, чтобы ваши таблицы содержали заголовки столбцов.

Пустые столбцы и строки внутри ваших таблиц

Это сбивает с толку Excel. Встретив пустую строку или столбец внутри вашей таблицы, он начинает думать, что у вас 2 таблицы, а не одна. Вам придётся постоянно его поправлять. Также не стоит скрывать ненужные вам строки/столбцы внутри таблицы, лучше удалите их.

На одном листе располагается несколько таблиц

Если это не крошечные таблицы, содержащие справочники значений, то так делать не стоит.

Вам будет неудобно полноценно работать больше чем с одной таблицей на листе. Например, если одна таблица располагается слева, а вторая справа, то фильтрация одной таблицы будет влиять и на другую. Если таблицы расположены одна под другой, то невозможно воспользоваться закреплением областей, а также одну из таблиц придётся постоянно искать и производить лишние манипуляции, чтобы встать на неё табличным курсором. Оно вам надо?

Данные одного типа искусственно располагаются в разных столбцах

Очень часто пользователи, которые знают Excel достаточно поверхностно, отдают предпочтение такому формату таблицы:

Казалось бы, перед нами безобидный формат для накопления информации по продажам агентов и их штрафах. Подобная компоновка таблицы хорошо воспринимается человеком визуально, так как она компактна. Однако, поверьте, что это сущий кошмар — пытаться извлекать из таких таблиц данные и получать промежуточные итоги (агрегировать информацию).

Дело в том, что данный формат содержит 2 измерения: чтобы найти что-то в таблице, вы должны определиться со строкой, перебирая филиал, группу и агента. Когда вы найдёте нужную стоку, то потом придётся искать уже нужный столбец, так как их тут много. И эта «двухмерность» сильно усложняет работу с такой таблицей и для стандартных инструментов Excel — формул и сводных таблиц.

Если вы построите сводную таблицу, то обнаружите, что нет возможности легко получить данные по году или кварталу, так как показатели разнесены по разным полям. У вас нет одного поля по объёму продаж, которым можно удобно манипулировать, а есть 12 отдельных полей. Придётся создавать руками отдельные вычисляемые поля для кварталов и года, хотя, будь это всё в одном столбце, сводная таблица сделала бы это за вас.

Если вы захотите применить стандартные формулы суммирования типа СУММЕСЛИ (SUMIF), СУММЕСЛИМН (SUMIFS), СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT), то также обнаружите, что они не смогут эффективно работать с такой компоновкой таблицы.

Рекомендуемый формат таблицы выглядит так:

Разнесение информации по разным листам книги «для удобства»

Ещё одна распространенная ошибка — это, имея какой-то стандартный формат таблицы и нуждаясь в аналитике на основе этих данных, разносить её по отдельным листам книги Excel. Например, часто создают отдельные листы на каждый месяц или год. В результате объём работы по анализу данных фактически умножается на число созданных листов. Не надо так делать. Накапливайте информацию на ОДНОМ листе.

Информация в комментариях

Часто пользователи добавляют важную информацию, которая может им понадобиться, в комментарий к ячейке. Имейте в виду, то, что находится в комментариях, вы можете только посмотреть (если найдёте). Вытащить это в ячейку затруднительно. Рекомендую лучше выделить отдельный столбец для комментариев.

Бардак с форматированием

Определённо не добавит вашей таблице ничего хорошего. Это выглядит отталкивающе для людей, которые пользуются вашими таблицами. В лучшем случае этому не придадут значения, в худшем — подумают, что вы не организованы и неряшливы в делах. Стремитесь к следующему:

  1. Каждая таблица должна иметь однородное форматирование. Пользуйтесь форматированием умных таблиц. Для сброса старого форматирования используйте стиль ячеек «Обычный».
  2. Не выделяйте цветом строку или столбец целиком. Выделите стилем конкретную ячейку или диапазон. Предусмотрите «легенду» вашего выделения. Если вы выделяете ячейки, чтобы в дальнейшем произвести с ними какие-то операции, то цвет не лучшее решение. Хоть сортировка по цвету и появилась в Excel 2007, а в 2010-м — фильтрация по цвету, но наличие отдельного столбца с чётким значением для последующей фильтрации/сортировки всё равно предпочтительнее. Цвет — вещь небезусловная. В сводную таблицу, например, вы его не затащите.
  3. Заведите привычку добавлять в ваши таблицы автоматические фильтры (Ctrl+Shift+L), закрепление областей. Таблицу желательно сортировать. Лично меня всегда приводило в бешенство, когда я получал каждую неделю от человека, ответственного за проект, таблицу, где не было фильтров и закрепления областей. Помните, что подобные «мелочи» запоминаются очень надолго.
Читайте также:  Как убрать царапину с гель лака

Объединение ячеек

Используйте объединение ячеек только тогда, когда без него никак. Объединенные ячейки сильно затрудняют манипулирование диапазонами, в которые они входят. Возникают проблемы при перемещении ячеек, при вставке ячеек и т.д.

Объединение текста и чисел в одной ячейке

Тягостное впечатление производит ячейка, содержащая число, дополненное сзади текстовой константой « РУБ.» или » USD», введенной вручную. Особенно, если это не печатная форма, а обычная таблица. Арифметические операции с такими ячейками естественно невозможны.

Числа в виде текста в ячейке

Избегайте хранить числовые данные в ячейке в формате текста. Со временем часть ячеек в таком столбце у вас будут иметь текстовый формат, а часть в обычном. Из-за этого будут проблемы с формулами.

Если ваша таблица будет презентоваться через LCD проектор

Выбирайте максимально контрастные комбинации цвета и фона. Хорошо выглядит на проекторе тёмный фон и светлые буквы. Самое ужасное впечатление производит красный на чёрном и наоборот. Это сочетание крайне неконтрастно выглядит на проекторе — избегайте его.

Страничный режим листа в Excel

Это тот самый режим, при котором Excel показывает, как лист будет разбит на страницы при печати. Границы страниц выделяются голубым цветом. Не рекомендую постоянно работать в этом режиме, что многие делают, так как в процессе вывода данных на экран участвует драйвер принтера, а это в зависимости от многих причин (например, принтер сетевой и в данный момент недоступен) чревато подвисаниями процесса визуализации и пересчёта формул. Работайте в обычном режиме.

Ещё больше полезной информации про Excel можно узнать на сайте Дениса.

Данная функция является частью надстройки MulTEx

  • Описание, установка, удаление и обновление
  • Полный список команд и функций MulTEx
  • Часто задаваемые вопросы по MulTEx
  • Скачать MulTEx

Вызов команды:
MulTEx -группа Ячейки/ДиапазоныДиапазоныПодготовить таблицу — строки

Иногда в результате многочисленных манипуляций с книгой Excel она "раздувается" — в ней может быть всего один лист, данных не более 1000 строк и пары столбцов, но размер файла при этом мегабайта полтора, два, три, а то и все десять. Но главная проблема даже не столько в размере файла как в том, что при этом файл как правило "тормозит" и долго открывается. А это уже действительно проблема. Почему файл "раздувается"? В большинстве случаев это происходит по "неопытности"(чрезмерное форматирование, много объектов, имен и т.п.). Чтобы найти причину внезапного увеличения файла в размере можно потратить не один час, а то и день. И для этого надо не только знать где искать, но и уметь правильно устранить причину. Команда Оптимизировать книгу сама удалит все лишнее правильно и без ущерба функционалу.
Так же эта команда поможет устранить ошибку избыточных форматов, шрифтов и стилей в книге, когда при этом появляется сообщение "Слишком много различных форматов ячеек":

Применить к листам:
галочками отмечаются те листы, на которых необходимо удалить определенные данные для оптимизации размера файла.

Если лист скрыт:
выбирается действие для скрытых листов

  • обработать — в этом случае скрытые листы будут обрабатываться как обычные
  • пропустить — скрытые листы не будут обрабатываться никоим образом, они будут просто проигнорированы
  • удалить — в этом случае все скрытые листы в активной книге будут удалены. Следует очень аккуратно применять данную опцию, т.к. отменить удаление листов невозможно. И если на листах есть информация, которая используется в файле(например, значения для именованных диапазонов), то некоторый функционал (например формулы, именованные диапазоны, диаграммы, сводные таблицы и т.п.) просто перестанет работать после неосмотрительного удаления таких листов.

Если лист защищен:
выбирается действие, применяемое к листам, на которые установлена защита (РецензированиеЗащитить лист)

  • ввести пароль — в данном случае необходимо указать пароль для снятия защиты с листов. Если пароль неверный, то возможно возникновение ошибки при очистке данных файла и оптимизация может быть проведена неверно. Если листы защищены без пароля, то следует указать данный пункт, а поле для ввода пароля оставить пустым.
  • пропустить — в данном случае листы с установленной защитой будут игнорироваться и данные этих листов не будут оптимизироваться
  • ручной режим — в данном случае при обнаружении защищенного листа надстройка предложит удалить данные этого листа без снятия защиты. Но в данном случае данные могут быть удалены некорректно или не полностью, а так же может возникнуть ошибка выполнения программы.
  • попытаться снять защиту без пароля — в данном случае при обнаружении защищенного листа надстройка без всяких уведомлений попытается снять защиту с листа и после этого собрать данные. Если снять защиту не получится, то лист будет пропущен.
Читайте также:  Как убрать экранную клавиатуру из автозагрузки windows

Во всех выбранных листах:
выбираются действия по очистке и оптимизации, которые необходимо применить ко всем выбранным листам

  • Удалять объекты с нулевыми размерами — опция удалит с листа все объекты с нулевой длиной и шириной. Что это как такое может быть: довольно часто на лист вставляют различные объекты(картинки, фигуры, стрелки и т.п.), забывая выставить правильные свойства. В результате, после удаления строк и столбцов из листа зачастую объекты не удаляются — они просто ужимаются так, что ширина и высота таких объектов становится равна нулю, а сами объекты как следствие становятся невидимыми. Найти вручную такие объекты на листе сложно и тем более — удалить, не трогая остальные объекты. А на размер файла и на работу в листах большое количество таких объектов влияет очень сильно. Как правило такие объекты совершенно не нужны в дальнейшей работе и этот пункт можно почти всегда оставлять включенным.
  • Удалять скрытые объекты — если отметить, то с листов будут удалены все невидимые(скрытые) объекты. Это такие объекты как рисунки, фигуры, диаграммы и пр., которые скрываются кем-то преднамеренно(как правило программно). Скрытые объекты и объекты с нулевыми размерами — это разные вещи. Если объекты с нулевыми размерами в подавляющем большинстве случаев не нужны, то скрытые объекты часто используются. Поэтому прежде чем применить данную опцию следует убедиться, что такие объекты действительно не нужны.
  • Отключить сохранение шрифтов в диаграммах — при создании диаграмм в них часто применяются различные шрифты. Для обеспечения корректной визуализации текста у шрифтов диаграмм есть параметр Автомасштабирование и по умолчанию для новых диаграмм он включен, вследствие чего для одной диаграммы может быть сохранено два и более шрифтов для корректного отображения при различном масштабе. В какой-то момент книга будет переполнена шрифтами и при добавлении новой диаграммы может появится сообщение "В данной книге невозможно использование других шрифтов". При этом необязательно это должно быть изменение шрифта на диаграмме — ошибка может возникнуть и при копировании диаграмм, добавлении и при изменении колонтитулов и даже ячеек. Стандартными средствами для устранения подобной ошибки необходимо либо править реестр, либо вручную выключать автомасштабирование для каждой диаграммы. Но проще просто применить пункт Отключить сохранение шрифтов в диаграммах из команды Оптимизировать книгу.
  • Удалять строки и столбцы за пределами рабочего диапазона — очень важный пункт. Он удаляет все форматирование из ячеек, расположенных за пределами реальных данных листа. Часто при назначении форматирования данным таблицы(заливка ячеек, шрифт, границы и т.п.) выделяются целые строки и столбцы и им назначается форматирование. В этом случае форматы начинают копиться, для каждой ячейки начинает храниться свое форматирование из всевозможных комбинаций свойств и значений. Так же это может повлечь неудобную навигацию по листу посредством полос прокрутки.
    Опция Удалять строки и столбцы за пределами рабочего диапазона как раз удаляет все столбцы и строки, в которых есть какое-либо форматирование, но в которых уже нет никаких данных(формул или текстовых/числовых значений). Это может значительно "облегчить" файл и работу с листами, а так же поможет избавиться от ошибки "Слишком много различных форматов ячеек".
  • Удалять имена с ошибками #ССЫЛКА! — в файле могут скопиться имена(Ctrl + F3), которые ссылаются на несуществующие данные. Такие имена уже никогда не будут работать без серьезных правок и как правило не нужны. Однако наличие большого количества таких имен может так же "тормозить" работу с данными и придавать дополнительный объем размеру файла. Данная опция удалить все такие имена, если область действия для этих имен ограничивается исключительно очищаемым листом.
  • Заменять формулы значениями — данная опция заменяет все формулы на листе на непосредственно результат вычислений этих формул. Для чего это нужно? Некоторые формулы могут значительно замедлять работу внутри файла. Так же, если на листе много ссылок на другие книги( =[Пример.xlsx]Лист1!$J$10 , или еще хуже — если эта книга закрыта: =’C:UsersДмитрийDesktop[Пример.xlsx]Лист1′!$J$10 ) файл помимо того, что значительно прибавляет в весе еще и постоянно запрашивает обновление связей. Данную опцию следует применять осторожно, т.к. она не отбирает какие-то конкретные типы формул — она заменяет формулы значениями полностью на всем листе. А далеко не всегда необходимо избавляться от всех формул на листах.
  • Удалять исходные данные сводных таблиц — по умолчанию при создании сводной таблицы она хранит внутри себя все исходные данные, на основании которых построена. Это позволяет производить изменения внутри сводной таблицы быстрее, но вместе с тем опять же прибавляет файлу дополнительный размер. Поэтому, если исходные данные для сводной таблицы расположены в том же файле, но на другом листе или доступны иным способом — можно смело применять эту опцию.
  • Удалить примечания — команда удаляет примечания к ячейкам(Рецензирование -Создать примечание). Может пригодится, если в файле создано много примечаний, которые более не используются. Особенно актуально, если примечания содержат еще и картинки в качестве фона — такие примечания способны значительно увеличить размер файла.
  • со всего листа — будут удалены все примечания на листе
  • из диапазона — будут удалены только примечания, расположенные исключительно в указанном диапазоне ячеек
Читайте также:  Таблица в экселе распечатывается мелко

Удалять из книги
настройки, которые применяются ко всей книге в целом, т.к. не могут быть применены к конкретному листу

  • Лишние стили (оставив стандартный набор) — опция удаляет из книги избыточные стили, оставляя лишь встроенные по умолчанию. Лишние стили могут появиться либо при копировании ячеек полностью из одной книги в другую(актуально при использовании инструментов вроде Сбор данных с листов/книг) или при создании стилей вручную. Как правило стили используются редко, а проблем прибавить могут. Если в книге накопится достаточное количество разнообразных стилей, то можно получить ошибку файла "Слишком много стилей". Посмотреть стили книги можно с вкладки ГлавнаяСтили ячеек:
  • Удалять имена с ошибками #ССЫЛКА! — аналогичная такой же функции для листов, но данная опция удалить все такие имена, если область действия для этих имен не ограничивается каким-то конкретным листом, а распространяет свое действие на всю книгу, т.е. действует на любом листе.

После обработки команда выдаст информационное сообщение, в котором будет указан размер файла до очистки, размер файла после очистки, а так же суммарное количество обработанных листов, сколько из них было очищено, а сколько пропущено. И будет предложено сохранить книгу для сохранения результатов или нет:

Если нажать Да, то книга будет сохранена и окно закроется. Следует нажимать в том случае, если уверены, что очистка файла прошла успешно и не было удалено ничего нужного. При нажатии Нет окно просто закрывается, после чего можно закрыть файл без сохранения, чтобы все изменения, внесенные программой не были сохранены.

Примечание: применяя данную команду настоятельно рекомендуется сначала сделать резервную копию файла. Все действия вы производите на свой страх и риск, автор не несет никакой ответственности за потерю какой бы то ни было информации в файлах, произошедшей вследствие применения данной команды. Применяя команду Вы соглашаетесь с этими условиями.

При помощи панели задач Справочные материалы вы можете получить доступ к различным источникам данных и вставлять справочные материалы в рабочие книги непосредственно из окна Excel. Вы можете скопировать и вставить найденные материалы в свою рабочую книгу. Если вам никак не удается найти информацию по какой-либо теме, нажмите кнопку Параметры, чтобы обратиться к дополнительным справочникам и Web-ресурсам.

Чтобы изменить параметры поиска справочных материалов:

Нажмите вкладку Рецензирование

Нажмите кнопку Справочники.

На панели задач нажмите Параметры.

Установите параметры в следующих группах:

Службы — используйте это окно, чтобы активировать или удалить какие-либо справочные службы;

Добавить службы — нажмите эту кнопку, чтобы добавить справочные службы;

Обновить или удалить — нажмите эту кнопку, чтобы обновить или удалить поставщика услуг;

Родительский контроль — нажмите эту кнопку, чтобы включить родительский контроль.

По окончании нажмите кнопку Закрыть на панели задач.

Настройка способа создания объектов

Если вы создали надпись. Excel применит к ней набор свойств текста по умолчанию, в том числе стиль, размер, формат и начертание полужирное, подчеркнутое или курсив шрифта. Если вы нарисовали объект, Excel применит к нему набор свойств объекта по умолчанию — например, заливку цветом, тень и стиль линий. Чтобы отобразить текущие настройки рабочей книги по умолчанию, нарисуйте объект или создайте текстовый объект, а затем отобразите свойства объекта. Если вы измените настройки по умолчанию. Excel будет использовать новые настройки во время всех последующих сеансов работы с программой до тех пор, пока вы снова не поменяете настройки.

Чтобы настроить способ создания надписей:

Измените свойства текста, в том числе тип, стиль и размер шрифта.

Щелкните правой кнопкой мыши по надписи, а затем выберите в контекстном меню Сделать надписью по умолчанию.

Чтобы настроить способ создания фигур:

Измените свойства фигуры, включая заливку цветом или эффекты, цвет текста, цвет контура и стиль, а также тип, стиль и размер шрифта.

Выполните щелчок правой кнопкой мыши по объекту, а затем выберите Назначить фигурой по умолчанию.

Ссылка на основную публикацию
Как оживить маркер на спиртовой основе
Обычный строительный (разметочный) маркер высох, как и чем его заправить. На упаковке маркеров (фломастеров) в начале прочитайте информацию о том...
Как использовать шкалу в mortal kombat x
Игровая механика Mortal Kombat X более глубока по сравнению с прошлыми частями родом из 90-х. Комбо, суперудары, атаки X-Ray. Сходу...
Как на роутере мегафон прочитать смс
В этом обзоре мы рассмотрим роутер Мегафон – приведем характеристики выбранной модели, сделаем небольшой обзор доступных моделей и расскажем о...
Как оглушить врагов в метро 2033
Как знают поклонники шутеров серии Metro от украинской студии 4A Games, Metro 2033 и Metro: Last Light, решения игрока в...
Adblock detector