Как отсканировать документ в excel

Как отсканировать документ в excel

Table of Contents:

В таблицах Excel подробно описываются поля и то, как они заполняются данными. Сканирование документов в Excel возможно, и в некоторых случаях вы даже можете конвертировать PDF в Excel. Тем не менее, не все типы документов конвертируются в электронную таблицу Excel. Вам также может быть сложно сканировать данные в документ точно. Для некоторых полей могут потребоваться ручные настройки для правильной работы. Сканирование экономит значительное время, потому что ваши данные не требуют ручного ввода, но вам нужно вставить любые соответствующие формулы после сканирования информации.

кредит: anyaberkut / iStock / GettyImages

Начальное сканирование документов Word

Сканирование документа в Microsoft Word перед его передачей в Excel является хорошей практикой. Вы также можете использовать OneNote. Внедрение данных в документ Word позволяет копировать и вставлять определенные строки и столбцы в Excel. Метод ввода занимает немного больше времени, чем прямой импорт в Excel, но он позволяет вам работать с данными и следить за тем, чтобы они входили в Excel, как предполагалось. В ситуации прямого сканирования в Excel данные могут не выравниваться по строкам и столбцам должным образом. Внести необходимые коррективы после факта сложнее, чем начать с новой электронной таблицы и извлечь содержимое из Word.

Внешний Конвертер

Конвертеры документов не являются верным выбором, но в Интернете есть бесплатные версии, и они могут работать. Отсканируйте документ, который вы хотите конвертировать, и сохраните его в формате PDF. Затем найдите бесплатный конвертер документов. Многочисленные варианты легко доступны. Загрузите PDF в конвертер, и программа выполнит конвертацию. Большинство бесплатных конвертеров работают в веб-браузере и генерируют электронную таблицу для загрузки. Другие просят вас загрузить программное обеспечение. Хотя эта опция не обязательно плохая, работа в браузере экономит место на диске и является лучшим маршрутом.

Читайте также:  Ошибка 0x803fa067 при активации windows 10

Сканирование в Excel

Вы также можете сканировать в Excel напрямую через Microsoft. Получите доступ к инструментам Microsoft Office и откройте Microsoft Office Document Imaging. Нажмите «Файл» и «Открыть», а затем выберите документ. Посмотрите на правый нижний угол экрана и найдите значок глазного яблока. Наведите указатель мыши на этот значок, и он должен отобразить «OCR» или «Оптическое распознавание символов». Нажмите на значок, чтобы запустить сканирование через процесс распознавания символов. Затем выделите весь документ, скопируйте его и вставьте в Excel. Вы все еще можете вставить результаты в документ Word, чтобы сначала обработать данные, прежде чем вводить их в Excel.

Суть проблемы.
Есть табличка. С кучей записей. В ней есть отдельное поле: "код документа".

Нужно в каждой ячейке этого поля вывести кнопку, который бы запускал сканирование документа, автоматом сохранял по прописанному пути, меняя имя файла согласно коду, а в виде результата возвращал путь на скан и записывался в эту же ячейку как ссылка.

VBA не знаю, но думаю на примерах смогу сделать нужное, главное понять куда копать.

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Пожалуй, каждый пользователь интернета знает, что такое гиперссылка. Даже в этой статье есть парочка. И это очень удобно: можно легко перейти к связанной тематически записи. Статья называется «Гиперссылка в Excel», потому что учиться будем на примере журнала регистрации в этой же программе. Но в целом в MS Office проставление гиперссылок одинаковое везде, и если научиться ставить их в Excel, с легкостью можно сделать то же самое и в Word. Это очень просто, и в этой статье вы сами в этом убедитесь. Работаем в MS Excel 2010.

Читайте также:  Как обновить драйвера на ноутбуке асер

Гиперссылки в журнале регистрации

В ежедневной практике секретарь чаще всего сталкивается с гиперссылками, когда регистрирует документы (конечно, если работает не в СЭД). Документ нужно отсканировать, чтобы его электронная копия хранилась в локальной сети компании, а ссылочку на файл поставить в строку документа в журнале.

Для гиперссылок в журналах регистрации лучше создавать специальную графу:

Сканируем документ

Для начала отсканируем регистрируемый документ и сохраним его в предназначенную для этого папку. Обратите внимание: перемещать папки с отсканированными документами после проставления гиперссылок крайне нежелательно: все ссылки от этого «слетят». Поэтому над местом нахождения папки со сканами нужно как следует подумать. Хранить сканы документов нужно в локальной сети, а на персональном компьютере. Вот так может выглядеть папка со сканами входящих документов:

Гиперссылка в Excel: проще не бывает

Регистрируем наш документ в журнале: заполняем все графы учетной формы. Графу «Гиперссылка» тоже заполняем: пишем туда номер документа, и ссылкой будет именно этот текст. Если ничего не написать, то в графе будет показан полный путь к файлу, что совершенно ни к чему, т.к. он занимает слишком много места.

Чтобы проставить ссылку, правой кнопкой мыши кликаем по предназначенной для этого графе и выбираем в выпавшем меню команду Гиперссылка: в Excel 2010 она в самом конце:

Откроется окно «Вставка гиперссылки». В первую очередь в поле слева нужно выбрать, с чем мы собираемся связать эту ячейку таблицы. Варианты вы видите: файл или веб-страница, место в документе и т.д. Мы будем связывать с файлом, поэтому кликаем на верхнюю кнопку.

Справа будем выбирать файл отсканированного документа. Из трех вариантов «Текущая папка», «Просмотренные страницы» и «Последние файлы» выбираем первый: «Текущая папка». В строке «Папка» выбираем путь к папке со сканами наших документов. В центральном поле показано содержимое выбранной папки.

Читайте также:  Как изменить цвет шрифта в андроид

Выбираем нужный файл и дважды кликаем по нему. Окошко тут же закрывается, гиперссылка в Excel готова. Наводим на нее мышку и видим, как изменился курсор. Если кликнуть по ссылке, то скан-копия входящего документа откроется прямо из журнала регистрации. Этого мы и добивались.

В следующей статье рубрики MS Office – о том, как поставить гиперссылку внутри документа.

Ссылка на основную публикацию
Как оживить маркер на спиртовой основе
Обычный строительный (разметочный) маркер высох, как и чем его заправить. На упаковке маркеров (фломастеров) в начале прочитайте информацию о том...
Как использовать шкалу в mortal kombat x
Игровая механика Mortal Kombat X более глубока по сравнению с прошлыми частями родом из 90-х. Комбо, суперудары, атаки X-Ray. Сходу...
Как на роутере мегафон прочитать смс
В этом обзоре мы рассмотрим роутер Мегафон – приведем характеристики выбранной модели, сделаем небольшой обзор доступных моделей и расскажем о...
Как оглушить врагов в метро 2033
Как знают поклонники шутеров серии Metro от украинской студии 4A Games, Metro 2033 и Metro: Last Light, решения игрока в...
Adblock detector